【ダウンロード】仕事で便利で業務効率を向上させるフリーソフトを5つ教えます。

【ダウンロード】仕事で便利で業務効率を向上させるフリーソフトを5つ教えます。

会社をする時には管理やセキュリティはもちろん業務効率は考えなければいけないところです。

業務において必要なものを紹介しますが、日常的使うAcrobatReaderなどは紹介しません。

今回は無料で使えて業務に使えるソフトを解説していきます。

ドロップボックス(DropBox)

ドロップボックスlogo

クラウド型の共有フォルダソフトです。

事務所でサーバーを置いて、社内ネットワークを構築して共有ファイルを作るのもいいと思いますが、ドロップボックスはクラウドサーバーに様々なフォルダやファイルを置くことができるので、VPNを設定することなく外出先でもファイル等を利用することができます。

自動で保存されるので、〔オフライン アクセス可〕の設定をオンにしておけば、オフラインになっていてもオンラインで自動保存していたところまでは通常のフォルダに保存されたのと同様にアクセスして利用できます。

使い方はアカウントを1つ作成して、その1つアカウントを全員で利用することもできますが、利用していくと、立場的に部下や社員に触られたくない・見られたくないというファイルもでてくるはずです。

ドロップボックスは別のアカウントに特定のフォルダだけを共有することができるので、個人管理のフォルダ以外には社員用や管理用等のフォルダだけを共有化することも可能です。

また、無料版の初期容量は2GBとなっておりますが、様々な条件で最大約20GBまで無料で利用できます。

2GBから無料利用する容量を増やす方法は以下の方法になります。

・Dropbox の「スタートガイド」を完了させる(250MB)
・知り合いにDropboxを紹介して登録してもらうと500MB。
最大32名まで紹介可能で合計16GBまで増幅)
・FacebookやTwitterのアカウントをリンクさせる。
Twitterのフォロー、メッセージを送る(500MB)
・まだアカウントを持ってない人は招待リンクをクリックしてアカウント登録(500MB)

また、社員等の他者と共有した時にファイルが操作されると通知がでるので、どのような操作がされたか見える化されます。

通常の共有ファイルを利用するより、無料で外出先でも利用できる利便性も高く、誰がどう操作したか分かる透明性があります。

チャットワーク(ChatWork)

チャットワークlogo

チャットワークはチャット形式でやり取りができるソフトです。

業務のやり取りをエビデンス(証拠)を残しながらメールよりも簡単にコミュニケーションがとれるツールです。

チャットワークは個別でのやり取り以外に、プロジェクトチームや部署ごとにグループの作成が可能なので、グループ内で一括で情報共有やファイル共有を行うことができます。

また、Skypeとは異なりタスク管理も可能で、このタスクも個別・グループのそれぞれに作成が可能なので、プロジェクト内での依頼であれば、そのグループでタスクを立てることで、グループ全体で管理することができます。

自分に振られたタスクと全体のタスクを分けることができますので、スムーズに自分のタスクの確認もできます。

実際にチャットワークは無料でできることはたくさんありますので、以下チャットワークの公式サイトの機能一覧をリンクしておきます。

チャットワーク機能一覧

実際に利用している企業も多いので、他社とのやり取りもチャットワークで当然できますし、社内コミュニケーションとしてもエビデンスや管理の意味でもかなり効果的なツールです。

もちろん携帯アプリも無料で使うことができるので、移動中でもやり取りを確認したり打ち合わせをすることが可能です。

チャットワーク(ChatWork)

アタッシェケース

アタッシェケースlogo

世界標準の暗号アルゴリズムを採用した強力なファイル/フォルダ暗号化ソフトで、顧客情報のやり取りや社内情報のやり取りに置いてかなり役立ちます。

大手企業でも他社や社内でのやり取りで利用されている暗号化ソフトです。

送受信だけでなく、他の人に見られたら、あまり良くないと思ってるファイルをパソコンに保存する場合にもアタッシェケースを利用して保存しておくと安全性は向上します。

ZIPファイルにもパスワードはありますが、ZIPファイルのパスワードは解読できるようなソフトが出回っています。

そこまでして見る人はあまり多くは無いでしょうが、社外秘や個人情報についてのやり取りは利用した方が良いソフトです。

使い方はインストールして、ドラッグアンドドロップして、パスワードを決めるだけですが、利用するにはお互いにこのソフトが必要になりますので、お互いにインストールしてください。

アタッシェケース

WinRAR

WinRARlogo

ファイルの圧縮・解凍ソフトです。

ZIPやLZHなどの一般的なファイル形式に以外に、ZIPよりも高い圧縮率のRAR形式(WinRAR独自形式)で圧縮可能ですので、一般的な圧縮式だけでなく、より容量を減らしたい場合でも重宝します。

一番有名な圧縮・解凍ソフトはLhaplusというソフトですが、そのソフトでもrarファイルの解凍が可能と書いてますが、WinRARで変換したファイルはできない場合がありますので、初めからWinRARを使う事をおすすめします。

ちなみに公式サイトには40日間の体験版となってますが、40日間の無料期間が終わったら、小さなブラウザが立ち上がるだけで、ずっと無料での利用が可能です。

インストール方法等は公式サイトで確認してください。

WinRAR

CubePDF Utility

CubePDF Utilitylogo

PDFファイルのページ順序の変更、結合・分割などのページ編集やパスワードの設定などの編集ができるソフトです。

作成した後に再編集はもちろんですが、取引先からもらったPDFファイルの資料なども、改めてファイルの順番を入れ替えたり、ページを挿入・削除したり、パスワードを付けることも可能です。

今Microsoft Officeのエクセルやワードでは保存の際にPDFファイルを作成することができますので、作成した書類や資料をPDF化するのは容易になりましたが、その後の編集でかなり重宝します。

CubePDF Utility

まとめ

今回は全て無料で利用ができるソフトです。

社内のコニュニケーションやファイル等の暗号化も全て可能になります。

費用を掛けなければいけないところもありますので、それはまた改めて別ブログで紹介します。

このブログが少しでもお役に立てれば幸いです。